A digitalizáció rohamos térhódítása nem kerülte el a könyvelés világát sem. Egyre több vállalkozás tér át a papírmentes adminisztrációra, hiszen nemcsak gyorsabb és költséghatékonyabb, hanem jogszabályi szempontból is teljes mértékben megfelel a követelményeknek – feltéve, hogy néhány alapvető szabályt betartunk.

Jogszabályi háttér: mit ír elő az ÁFA törvény?

A 2007. évi CXXVII. törvény (közismert nevén az Áfa tv.) részletesen szabályozza a számlák megőrzésének és kezelésének követelményeit, függetlenül attól, hogy papíralapú vagy elektronikus számláról van szó.

168. § (1) bekezdés – A számla megőrzésének alapelvei

A törvény előírja, hogy a számla kibocsátásának időpontjától a megőrzési időszak végéig biztosítani kell három alapvető követelményt:

1. A számla eredetének hitelességét
   Ez azt jelenti, hogy egyértelműen bizonyíthatónak kell lennie, hogy ki bocsátotta ki a számlát – vagyis a kibocsátó azonosságát meg kell tudni állapítani és igazolni.

2. A számla adattartalmának sértetlenségét
   A számla tartalmán nem lehet utólag változtatni, annak minden eleme (pl. ÁFA tartalom, vevő és eladó adatai, tételes felsorolás) érintetlen kell, hogy maradjon.

3. A számla olvashatóságát
   A számlának a teljes megőrzési idő alatt olvashatónak kell maradnia, függetlenül attól, hogy azt milyen formában archiváltuk.

Ezeket az elveket technikai eszközökkel – például elektronikus aláírással, időbélyeggel, megbízható dokumentumkezelő rendszerekkel – lehet biztosítani a digitális térben.

174. § – A számla formája

Az Áfa törvény kimondja:
„A számla papír alapon vagy elektronikus úton is kibocsátható.”

Ez egyértelművé teszi, hogy a papírmentes, elektronikus számlázás jogszerű és egyenértékű a hagyományos, papír alapú számlázással, amennyiben a fenti három követelmény teljesül.

Miért érdemes papírmentes könyvelésre váltani?

• Költségcsökkentés: Nincs szükség nyomtatásra, borítékokra, postázásra.

• Gyorsaság: A számlák kiállítása, továbbítása és feldolgozása is jelentősen felgyorsul.

• Környezetvédelem: Kevesebb papírfelhasználás, kisebb ökológiai lábnyom.

• Egyszerűbb archiválás: A digitális tárolás révén könnyebben kereshető és visszakereshető dokumentumokkal dolgozhatunk.

• Jogszabályi megfelelés: Az elektronikus számlák is teljes mértékben megfelelnek az Áfa törvény előírásainak.

Összegzés

A papírmentes könyvelés nem csupán egy kényelmi újítás, hanem a modern, hatékony vállalkozás működésének alappillére. A megfelelő eszközök és szabályos eljárások alkalmazásával nemcsak gyorsabban, de teljes mértékben törvényesen kezelhetjük a számláinkat digitális formában is.

Tedd meg te is az első lépést a papírmentes jövő felé!